Задачи создаются в папках для задач, папки для задач создаются в проектах:
Cотрудники видят только те проекты, в который они включены (каждый проект имеет вкладку Сотрудники). Вот, например, что показано у Кати в Мои проекты:
Мы рекомендуем создать общий проект на всех сотрудников, в данном примере он называется Синяя птица - о главном. В таком проекте можно вести график отпусков, публиковать приказы, обсуждать вопросы общего характера.